Cuando ponemos empeño en mejorar la comunicación en el trabajo, todo funciona mejor. Productividad, buen ambiente laboral, satisfacción de los clientes… Todo es mejor si la comunicación fluye.
Por esto, hoy os traemos 5 acciones específicas que servirán para mejorar la comunicación dentro de tu equipo. No se trata de hablar de generalidades como la asertividad o la comunicación no verbal, sino de dar estrategias concretas. ¡Allá vamos!
Hacer encuestas de satisfacción (anónimas)
Dar nuestra opinión nos cuesta. Tendemos a guardarnos aquello que pensamos por temor a exponernos, o a exponer a los demás, o a no vernos validados por el resto del grupo. De hecho, según un estudio de la Universidad de Cornell, un 42 % de las personas no da su feedback públicamente en el trabajo por temor a consecuencias (cabe destacar que este estudio está hecho en Estados Unidos, país en el que se evita menos la confrontación que en España).
Y muchas veces las críticas individuales destapan problemas que se están dando en un equipo y que otros pasan por alto. Es normal. Ejemplos de esto pueden ser actitudes involuntarias que no gustan pero que no se hacen a propósito, o prácticas normalizadas que gente que lleva poco tiempo en la empresa no ve como positivas.
Eso sí, cuando encontréis este tipo de críticas, trabajadlas en equipo. Aunque puedan darse conversaciones difíciles en las que haya que hacer mediación, saldréis reforzados como colectivo.
Tener la comunicación interna como un objetivo medible más
Toda empresa debería medir su desempeño de manera recurrente. La mayoría lo hace trimestralmente, aunque hay quien prefiere hacerlo en periodos más cortos: mensual, bimensual, etc. Este desempeño se mide, lógicamente, con valores objetivos: número de nuevos clientes, de proyectos satisfactorios o de apariciones en la prensa, por ejemplo.
¿Qué tal incluir objetivos relativos a la comunicación interna? Puede tratarse de la realización de las encuestas que mencionábamos más arriba, o de objetivos relativos a los malentendidos o problemas de comunicación. Por ejemplo, que el objetivo sea que por departamento haya como mucho un malentendido o un silo informativo. ¿Creéis que lo podéis conseguir?
Empezar a utilizar el acuse de recibo del email
Puede parecer simple, anticuado o lo que queramos. Pero lo sencillo que lleva tiempo con nosotros no tiene por qué dejar de ser útil. Que se lo pregunten a la rueda. El acuse de recibo puede ser uno de esos aspectos que mejoran la comunicación en una empresa si se utiliza con sentido.
Crear una cultura de uso del acuse de recibo nos puede ahorrar muchísimos trámites y, sobre todo, tiempo de cara a la información importante. Hay personas (por ejemplo, del departamento de recursos humanos) que tienen que comunicarse con muchísimas personas a la vez.
Si en un mail de difusión ponemos acuse de recibo y quien recibe el mail sabe que marcarlo significa “leído y conforme”, nos ahorraremos todo el tiempo que lleva a unos responder y a otros leer la respuesta. Las respuestas específicas sabremos que tienen información relevante, y se crearán menos confusiones y/o silos informativos, lo que supondrá mejorar la comunicación en el trabajo en su conjunto.
Llevar a cabo team buildings de vez en cuando
Ya os lo hemos explicado en otras ocasiones. De entre los tipos de comunicación en el trabajo, la comunicación informal, que responde a la estructura informal de la empresa, es quizá la más importante en la organización de una empresa. Las charlas en torno a la máquina de café o a la hora de la comida o las interacciones informales en el puesto de trabajo generan cultura. Y son comunicación.
Para que la comunicación en este sentido sea sana, nada mejor que promover equipos cohesionados, que disfruten juntos y se lleven bien. Una manera efectiva de hacerlo es llevar a cabo team buildings en los que la gente entre en contacto, coopere y genere relaciones sólidas y basadas en la simpatía mutua.
La comunicación informal fluirá más, y con ella cualquier consolidaremos una comunicación efectiva en el trabajo. Desde las buenas relaciones todo se consigue. Y son, además, un salario emocional muy interesante si hacemos actividades que se salen de la tónica habitual.
Utilizar herramientas de gestión de proyectos puede mejorar la comunicación en el trabajo
En el mundo digital en el que estamos sumergidos, no se nos puede olvidar que hay herramientas que hacen muchísimo más fácil la comunicación interna. Y, aunque a algunos les pueda parecer mentira, hay muchísimas empresas que no tienen establecido un método de gestión de proyectos.
Sorprendeos. ¿Sabéis que hay un tipo de empleado que se encarga de recordar a todos lo que les toca hacer, qué tienen que hacer y cuándo lo tienen que entregar, de actualizar al cliente de cómo está su encargo o pedido? ¿Y sabéis que, además, no cobra? ¿O que, si cobra, cobra muy poquito? Es una máquina.
Y no, no en sentido figurado. Es una máquina de verdad, de unos y ceros. Es que todo este tipo de cosas se pueden automatizar con herramientas de gestión. Existen herramientas de gestión interna de proyectos (algunas de las más conocidas son Asana o Trello, con versiones gratuitas), CRMs (client relationship managers) que pueden ser prediseñados o hechos a medida, etc.
¿Cómo mejorar la comunicación de una empresa? Prestándole atención y con acciones específicas
El área de comunicación en una empresa debería tener un peso vital en ella. En general, en las relaciones humanas, si no hay buena comunicación todo lo demás no funciona. Y por esto es tan importante ponerla en el centro de lo que hacemos.
Con acciones específicas como las encuestas anónimas, el establecimiento de objetivos medibles, el uso del acuse de recibo, los team buildings o el uso de herramientas de gestión estaremos más cerca de una comunicación óptima. De todas formas, la comunicación ha de integrarse en la cultura de una empresa, y esto pasa por que cada individuo la integre. Por esta razón, un curso de comunicación efectiva en el trabajo siempre os será útil. ¿Os animáis?
