Mentiríamos si dijéramos que hoy en día la herramienta básica de comunicación entre colegas de trabajo y entre clientes y proveedores no es el correo electrónico. Es rápido, permite dejar constancia de las cosas por escrito y, además, proporciona a aquellas personas más tímidas una seguridad mayor que el teléfono o el cara a cara. De todas maneras, la redacción de un mail profesional coherente hay que practicarla y desarrollarla. Y si, cuando le escribimos a un cliente en nuestro propio idioma, ya nos cuesta decidirnos a clicar en «enviar»… ¿qué pasa cuando tenemos que escribir en una lengua que no es la nuestra?, ¿nos escondemos debajo de los abrigos y esperamos a que todo acabe? Es una opción, pero no la más recomendable.
En este post hacemos un repaso de cómo redactar un mail profesional en otro idioma.
La importancia de la corrección en las comunicaciones profesionales
La comunicación no es solo un tema lingüístico, sino también cultural. No basta con saber inglés, chino mandarín, italiano, etc. para escribir un mail en esos idiomas, hay muchos más aspectos que entran en juego. Y, como la redacción de un mail profesional no es lo mismo que la redacción de un mail que se va a enviar a la tía de Torremolinos, estos aspectos se deben tener muy en cuenta. Porque si no, luego vienen los malentendidos, que pueden resultar graciosos, pero también te pueden costar un proyecto. Evitemos eso, ¿sí? Bien.
De esta manera, si queremos llevar a cabo la redacción de un mail profesional correcto tenemos que atender a elementos como la estructura, las fórmulas de cortesía, el tema que se trata, etc. Hay que tener presente que lo más importante es que la redacción, y con ello la lectura, resulte lo más natural posible para nuestro interlocutor. También es muy importante, especialmente si estamos tratando con clientes, proveedores o con cualquier otra persona con la que tengamos una relación profesional que no trascienda de ese punto, saber cómo decir las cosas. En este punto es en el que probablemente tiene más peso la cultura, ya que, en los negocios, la ambigüedad es muy poco recomendable, pero ser muy directo no siempre se ve con buenos ojos. Hay que saber encontrar el punto intermedio adecuado para cada interlocutor según su cultura, más que según el idioma en el que se trate con él.
Cómo redactar un mail profesional
Si queremos causar la mejor imagen posible a través de un correo electrónico, basta con seguir una serie de pasos. Desde Ontraining los hemos recopilado para que todo vaya sobre ruedas:
Estructura básica de un email profesional
Todo correo cumple una estructura básica, independientemente del idioma. Para no alargarlo más, estos son los puntos que no deben faltar:
- Asunto: debe ser directo y relevante.
- Saludo: adaptado al nivel de formalidad del destinatario.
- Introducción: breve presentación del motivo del correo.
- Cuerpo: exposición de la información de forma ordenada.
- Cierre: Agradecimiento y posible llamada a la acción.
- Despedida y firma: uso de expresiones adecuadas según el idioma.
Expresiones clave y trucos para sonar natural
Es importante tener claro que nuestras frases hecha no se pueden traducir a las bravas. Cada idioma tiene sus propias coletillas, frases hechas y expresiones, con lo que debemos indagar y elegir la que corresponda en cada momento. Por ejemplo:
- Inglés: «I hope this email finds you well» (Espero que este correo te encuentre bien).
- Francés: «Dans l’attente de votre retour» (Quedo a la espera de su respuesta).
- Alemán: «Mit freundlichen Grüßen» (Atentamente).
Errores comunes al escribir en otro idioma
Además de traducciones de andar por casa o frases hechas traducidas a la ligera, podemos cometer tres errores más que nos pueden causar un disgusto. Estos son:
- Falsos amigos: son un clásico en las clases de inglés, pues es muy sencillo caer en la trampa. Por ejemplo, en los correos profesionales podemos tropezar con el «assist», que en inglés significa «ayudar» en vez de «asistir».
- Orden de palabras incorrecto: conocer la gramática es fundamental cuando tenemos que redactar un mail, ya que cada idioma tiene su forma de escribirse. Por ejemplo, en alemán, los verbos subordinados van al final.
- Falta de adaptación cultural: por último, pero no por ello menos importante, desconocer la cultura del receptor nos puede ocasionar un problema grande. Por ejemplo, un mail con un tono directo puede resultar agresivo en ciertos países. ¿Queremos que esa sea la imagen que reciban o solo es una mala elección de tono?
Observación y práctica, la vía para mejorar nuestra comunicación
Es evidente que son muchos puntos a tener en cuenta, ¡pero todo es cuestión de práctica! Está claro que lidiar con culturas diferentes no es sencillo, especialmente si nadie nos da unas directrices a partir de las cuales trabajar. Por ello, desde Ontraining nos volcamos en que nuestros cursos de idiomas para empresas sean prácticos: ¡porque nadie nace sabiendo!
Además, es vital que seamos rigurosos con nuestros textos. Herramientas como Grammarly, DeepL Write o LanguageTool pueden detectar errores gramaticales. Por otro lado, es interesante leer en voz alta los correos profesionales antes de mandarlos, ya que nos ayudará a ver si el texto es fluido o repetitivo, por ejemplo.
Y si tenemos la oportunidad de que un compañero nativo nos lo revise, ¡mucho mejor! Al fin y al cabo, cuatro ojos ven más que dos y si nos estamos jugando un posible acuerdo, ¡mejor no dejar nada al azar!
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