Tener reuniones virtuales efectivas no es fácil. Si las reuniones presenciales se alargan o se complican, cuando se hacen pantalla mediante, las videollamadas suelen resultar más fácilmente un caos. Cuando no es un micrófono que se queda encendido, es una cámara que deja de funcionar… ¿Se me oye?
Con el auge del trabajo remoto, quien más quien menos ha sufrido reuniones online poco efectivas. Y sí, aquí lo decimos alto y claro: la mayoría no sabemos cómo actuar ni qué hacer delante de la webcam.
¿Cómo hacer reuniones virtuales? ¡Luces, cámara, y acción!
La importancia de la luz en las videollamadas
¿No te resulta molesto que la imagen aparezca oscura en las reuniones online? Si la gente que aparece en televisión o en fotos profesionales aparece tan clara, es porque hay alguien dedicándose en exclusiva a iluminarles (o, al menos, a encontrar la iluminación adecuada).
¿Te conectas desde una habitación oscura? Un par de lámparas alumbrándote de cerca mejorará tu imagen en pantalla.
¿La sala está excesivamente iluminada? Unas cortinas translúcidas pueden salvarte de ser el equivalente profesional a Casper, el fantasma.
Calibra los efectos de iluminación a tu antojo, grabándote sin estar hablando con nadie hasta lograr que se te vea como quieres que se te vea. Mantén este pequeño set para tus reuniones: aportará coherencia al siempre estar en un mismo lugar, y saber que se te ve bien y que te sientes cómodo con la imagen que hay de ti te dará seguridad.
Cámara…
Muchas veces, en una reunión virtual, tenemos la sensación de que la otra persona no nos está mirando a los ojos. La respuesta es obvia: esa persona no está mirando a la cámara.
Para conseguirlo, sobre todo si tu pantalla es grande, la manera más sencilla es poner las herramientas que estemos usando durante la llamada cerca, físicamente, de la propia cámara.
Si tenemos uno de esos modelos que se encajan en la parte superior, entonces deberíamos mover nuestras ventanas hacia el borde superior de la pantalla.
Si la nuestra es una webcam de pie y la tenemos a nuestra derecha, nos convendrá mantener las ventanas cerca del reloj de sistema.
Si colocas el guion de la reunión en esos bordes, dará la sensación de que nos dirigimos a nuestros contertulios. De la misma manera, es buena idea tener en la misma región la captura de pantalla donde veamos a nuestros interlocutores.
Otro pequeño truco para aparentar dirigirnos al otro lado del objetivo y tener reuniones efectivas es alejarnos un poco de la propia webcam.
Cuanto más lejos nos encontremos de la cámara, menos se apreciará hacia dónde apuntan realmente nuestros ojos. Esa distancia difuminará nuestras consultas al guion o las reacciones al otro lado de la conversación.
Actúa para tener reuniones online efectivas
En una conversación debemos mostrar interés por la persona al otro lado, es una norma básica de etiqueta. Sin embargo, nada como hacer reuniones online a menudo para darnos cuenta de que las distracciones son mayores.
Cualquier pequeña perturbación en nuestra pantalla captará nuestra atención, y la transferirá en otra dirección. Por esta razón, asegúrate de estar en un entorno tranquilo cuando tengas reuniones por webcam.
También, en lo que se refiere a la pantalla, mantén abiertos los programas que necesitarás a mano y ni uno más. Nadie quiere oír el aviso de mensaje nuevo en otra aplicación, o sentirse menospreciado cuando vea que tienes abierto un reproductor de música.
No dejes programas no relevantes activos, especialmente si existe la posibilidad de que debas compartir tu pantalla en algún momento. Es uno de los consejos para reuniones efectivas más evidente pero que más problemas da a la netiqueta (nuestra etiqueta, saber estar, en Internet).
Es más: si sueles mostrar tu escritorio en tus reuniones online, usa un fondo de escritorio neutro o que parezca, al menos, profesional.
¿Cómo organizar reuniones virtuales efectivas?
Con solo estas pequeñas directrices, conseguirás reuniones virtuales efectivas, al menos en comparación con las que tenías antes. Ahora bien, saber comunicar en un entorno digital no es algo que se aprenda en dos días.
Si realmente quieres ser un buen comunicador, tendrás que trabajar durante bastante tiempo, conociendo las estrategias de persuasión y comunicación clara.
Recuerda: luces, cámaras y acción para empezar.
Para todo lo demás, plantéate hacer una formación en habilidades comunicativas para reuniones. No solo la primera impresión cuenta si queremos convencer realmente.
