Pocos tienen en cuenta la organización informal en la empresa a la hora de evaluar la comunicación efectiva. Sin embargo, esta tiene una influencia muy alta en la resolución de tareas diarias y en el desarrollo de la cultura de un lugar de trabajo.
Las charlas frente a la máquina de café, de camino a la oficina o de vuelta a casa, las cervezas del viernes… Todos estos puntos son determinantes para el clima de un equipo. Y ya se sabe que la buena sintonía es la base de cualquier comunicación empresarial efectiva.
Pero ¿qué es la organización informal de una empresa?
La estructura informal en una empresa se compone de todas aquellas relaciones que se dan sin estar previamente planificadas. Se trata de las relaciones mediadas por la amistad, por los intereses comunes (profesionales o no), pero también por las enemistades o por compartir frustraciones.
Las relaciones informales se pueden dar tanto entre personas en la misma jerarquía formal en la empresa como entre gente en diferentes niveles en la jerarquía. Algunas tienen que ver directamente con el trabajo, como puede ser utilizar la misma línea de autobús para ir o volver de la oficina. Otras son de índole más personal: tener intereses comunes o compartir alguna condición (la maternidad, la soltería, un credo, un país de origen, etc.).
¿Dónde influye?
La organización informal afecta en varios niveles de muchísima importancia a la empresa:
- Es una fuente de amistades y contacto social para las personas que integran el equipo.
- Las relaciones interpersonales y las charlas informales ayudan a los empleados a sentirse más informados acerca de lo que sucede en la empresa. Llega a lugares a los que la organización formal no llega, y aporta sensación de control a las personas del equipo.
- Las organizaciones informales pueden dar estatus y reconocimiento a un nivel en el que la organización formal no lo da (por ejemplo, ser visto como un buen confidente o como alguien capaz).
- Ayudan a las personas que llegan nuevas a la empresa a conocer reglas básicas, responsabilidades, objetivos… ¡De estos temas se habla en el descanso del café!
¿Cómo influye la comunicación informal en una empresa?
Toda esta organización surge, lógicamente, a través de la comunicación. Los comentarios, chistes, rumores… ocurren diariamente. De hecho, este tipo de comunicación ocupa entre el 70 y el 80% de la comunicación que sucede en un día de trabajo. Con ella, se facilita la ejecución de tareas, se coordinan actividades de grupo o se transmite la cultura de la oficina.
Para que nos hagamos una idea de la importancia de este tipo de comunicación, podemos rescatar un estudio de la American Management Association. En él, se ponía de manifiesto que los rumores de oficina tienen una importancia vital en cuanto a la comunicación en la empresa, con datos como los siguientes:
- El 47 % de las personas dijeron que creerían más a los rumores que a un speech de un líder de su empresa. El 11 % una mezcla de ambos elementos y tan solo el 42 % al líder.
- El 51 % le daría más credibilidad sobre un asunto a una newsletter. El 40 % a los rumores.
- El 89 % le daría más credibilidad a su colega en el que más confía que a los rumores de la empresa. Esto también tiene que ver con la diferencia entre organización formal e informal de una empresa, pues al fin y al cabo es un registro informal.
- El 57 % daba credibilidad a los rumores. Con afirmaciones como que los mensajes oficiales suelen confirmar lo que se dice entre máquinas de café y puertas de oficina.
¿Cómo mejorar la organización informal de una empresa?
Vista la importancia de este tipo de comunicación y estructuras en el lugar de trabajo, no podemos menospreciarlas. Se van a dar, por lo que podemos potenciarlas de manera positiva o dejarlas fluir. Controlarlas es controvertido, el debate es largo así que lo dejaremos fuera.
Lo que es obvio es que si las potenciamos crearemos un vínculo entre ellas y la empresa. Propiciarlas de manera explícita hará que el equipo tenga una imagen positiva de la marca, una vinculación.
Organiza team buildings
¿Os veis una vez al trimestre para disfrutar? Sí, disfrutar, y ya está. ¿No? Lo estáis haciendo mal.
El team building tiene muchísimos beneficios en cualquier empresa. Mejora la cohesión de los equipos, aumenta la motivación, potencia el conocimiento entre miembros del equipo y de sí mismo de los miembros del equipo…
Dejar de trabajar (en el sentido clásico) un día no es dejar las tareas de lado. Es crecer, mejorar las relaciones. Y sí, ayuda mucho a que la organización informal sea buena para todo el mundo.
Pregunta
Parece obvio, pero… ¿haces encuestas de clima laboral? Que sean privadas, por supuesto. Muchas veces la organización informal encierra actividades no tan bonitas, que tienen su extremo en hechos como el mobbing o el acoso. Si preguntas cómo están a tus empleados, uno a uno, podrás prevenir estas malas prácticas.
Genera espacios habitables
Puede parecer una tontería, pero no lo es. ¿Habéis plantado mesas y sillas en la oficina y ya está? Pues dadle una vuelta. Existe toda una disciplina, la psicología del espacio, que analiza cómo dónde estamos afecta a nuestro estado de ánimo y a nuestro comportamiento.
Una oficina que permita la socialización cómoda, que evite la sensación de vigilancia, que esté preparado para hacer pequeños descansos mentales… Ayudará a que todos se sientan mejor con los demás.
Ofrece formación
Aprender nos sienta bien. Lo hemos explicado muchas veces y hay evidencias científicas a miles. Aprender en equipo mejora las relaciones, sobre todo si el aprendizaje es cooperativo. Además, si las formaciones son transversales (como el aprendizaje de un idioma), podemos generar nuevos vínculos entre personas que no se relacionan por motivos laborales. ¡Doble premio!
Potencia la organización informal a través de la comunicación
Una buena comunicación hace milagros en una empresa. La organización informal es difícil de entender, medir, controlar, etc. Eso sí, es uno de los factores de éxito de las empresas.
Por eso, poténciala de manera positiva, utilizando una comunicación proactiva y efectiva. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en el trabajo… ¡Más nos vale que el ambiente laboral sea bueno!
