Todos nos hemos preguntado alguna vez cómo organizarse mejor en el trabajo. Y es normal. A veces no sabemos por qué tareas empezar, o encontramos que nuestro día a día está desestructurado. Otras procrastinamos y, de repente, se nos viene encima una avalancha de cosas por hacer.
Los beneficios de la organización laboral
Organizarse en el trabajo tiene premio. Pocos saben, por ejemplo, que el 70% de los resultados de una empresa vienen determinados por su estilo de gestión. Los beneficios que conlleva la buena administración del tiempo en el trabajo son muchos y muy variados:
Aumentar la productividad
Si no sabes cómo ser más productivo, administrar el tiempo significa aprovecharlo al máximo, es decir, completar más tareas en menos tiempo. Y, sobre todo, terminarlas antes.
Mejorar la calidad del trabajo
Disponer de un plan detallado permite trabajar de manera más enfocada y consciente, lo que se traduce en un trabajo de mayor calidad.
Reducir el estrés
Todos conocemos la sensación de caos y estrés que genera la falta de organización. Administrar nuestro tiempo de manera efectiva nos ayuda a evitar situaciones de última hora que nos quiten tiempo de nuestras actividades de ocio o de descanso.
¿No tienes claro cómo lograr estos beneficios? No te íbamos a dejar aquí. Te proponemos 3 pasos sencillos que te ayudarán a organizarte mejor en el trabajo:
Paso 1: Planifica tu día con la ayuda de aplicaciones
Sin duda, una de las características más notables de las personas organizadas es su agenda. Las aplicaciones para planificar el día a día son una herramienta muy útil y un elemento clave para cualquier estrategia de organización efectiva.
Estas son algunas de las herramientas para organizar el trabajo más útiles que te recomendamos desde Ontraining:
- Evernote: una aplicación multiplataforma que permite organizar tu información personal a través de notas que podrás etiquetar, organizar y exportar.
- Trello: una herramienta de gestión de proyectos que permite crear listas de tareas y organizarlas por categorías.
- Asana: una plataforma que ofrece un método de trabajo colaborativo, y permite organizar, hacer seguimiento y gestionar tu trabajo y el de tu equipo.
- Google Calendar: Google ofrece una herramienta de programación que permite crear reuniones, eventos y recordatorios en un calendario.
Paso 2: Organiza tu trabajo organizando tu lugar de trabajo
La organización del lugar de trabajo es fundamental, no solo para aumentar la productividad, sino también para reducir el estrés.
Un espacio desordenado puede hacer que te sientas abrumado y distraído. Esto puede afectar negativamente a tu capacidad para concentrarte en tus tareas y completarlas de manera efectiva.
Por el contrario, dedicar un tiempo a organizar tu espacio de trabajo en casa o en la oficina puede mejorar tu rendimiento laboral y también tu salud mental y física. Además, en el caso de la oficina es una de las normas del mínimo decoro. Un espacio ordenado reduce la tensión, el cansancio visual, y las lesiones que producen las posturas incómodas.
Paso 3: Administra tu tiempo
Son muchos los que se han preguntado cómo organizar el tiempo en el trabajo y, en efecto, la administración del tiempo es una habilidad esencial en el mundo laboral.
Métodos de gestión del tiempo
Si no sabes por dónde empezar, existen métodos de gestión del tiempo que pueden ayudarte a priorizar tus tareas y evitar la procrastinación. Estos son algunos de ellos:
- La técnica Pomodoro se basa en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos con descansos de unos cinco minutos, con descansos cada vez más largos cada cuatro bloques.
- La matriz de Eisenhower es una herramienta que te ayudará a distinguir las tareas urgentes de las que se pueden posponer, delegar e incluso eliminar. El propio Eisenhower ya lo dijo: «Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante». ¿Quieres saber cómo usarla? En este vídeo te lo explican de una manera sencilla y entretenida:
Planificación diaria
Si los métodos de gestión del tiempo no son lo tuyo, siempre puedes recurrir a los clásicos. Lo básico no deja de ser útil por básico. Y en un proceso de aprendizaje lo mejor es empezar por lo más sencillo.
Día a día, puedes hacerte una lista de tareas pendientes y organizarlas en bloques de tiempo. No te olvides de diversificar tu tiempo en tareas distintas para mantener el enfoque y, sobre todo, recuerda tomar descansos regulares.
Herramientas para la gestión del tiempo
Existen herramientas que pueden hacerte la gestión del tiempo más asequible. Aquí tienes nuestras favoritas:
- Toggl, que contabiliza el tiempo dedicado a cada tarea.
- RescueTime, con la que puedes analizar cómo estás utilizando tu tiempo en aplicaciones y páginas web.
- Forest te motivará a concentrarte al bloquear el acceso a ciertas aplicaciones o sitios web durante un tiempo determinado.
¡Prueba alguno de estos recursos y descubre cuál funciona mejor para ti!
Cómo organizarse en el trabajo es algo que se puede aprender
En definitiva, saber organizarse mejor en el trabajo es crucial para alcanzar tus metas y mantener la cordura. De hecho, la planificación es una de las cualidades de los grandes líderes. No tenemos por qué sentir que nuestro día a día es una carrera de obstáculos.iva, saber organizarse mejor en el trabajo es crucial para alcanzar tus metas y mantener la cordura. No tenemos por qué sentir que nuestro día a día es una carrera de obstáculos.
Pero recuerda, no hace falta convertirse en un robot para organizarse el tiempo, ¡permite que la improvisación y la creatividad te sorprendan de vez en cuando! Al fin y al cabo, una mente desordenada también puede ser una mente brillante.
