En cualquier empresa, tener un plan de formación adecuado a las necesidades de nuestro equipo es clave. El desarrollo de competencias es una estrategia que cualquier buen departamento de recursos humanos sabe que trae beneficios.
Eso sí, debe estar siempre bien planificado, plasmado en un documento. Además, a la hora de redactarlo debemos contar con todos los implicados en el proceso (equipo, directivos, formadores internos o proveedores de formación externos), pues cada uno tendrá una visión determinada que hace falta integrar.
Os explicamos las ocho fases del plan de formación en la empresa, para que tengas claro qué pasos seguir a la hora de lograr objetivos con el aprendizaje continuo de tu equipo.
¿Cómo hacer un plan de formación?
Una estrategia de formación tendrá que estar explicitada en un documento, que describa tanto los objetivos como las acciones necesarias para llegar a ellos. Este ha de ir ajustándose a medida que se vayan descubriendo nuevas necesidades, o para adaptarlo a nuevos objetivos de la organización.
Lo mejor es redactar un plan de formación anual que recoja qué competencias necesita tu organización de cara al siguiente periodo y cómo adquirirlas. Este pasa a formar parte de la cultura corporativa, y es importante que esté presente en vuestro plan estratégico. Recordad que saber es poder, y el hecho de que tu equipo adquiera conocimientos le dará alas a tu empresa.
Una vez definido y consensuado el plan de formación, hay que implementarlo. Para hacerlo, deberás haber valorado asuntos como los siguientes:
- ¿Qué formación será interna (de unos trabajadores a otros)?
- ¿Qué presupuesto tenemos para formación?
- ¿Estamos dados de alta en la Fundae? ¿Qué bonificación nos corresponde?
- ¿Qué cursos haremos con empresas externas?
- ¿Qué habilidades son prioritarias en el corto y medio plazo?
8 pasos para dirigir el plan de formación
Tras resolver estas preguntas en equipo, dándoles respuestas pormenorizadas, es hora de ponerse manos a la obra. Sigue nuestro paso a paso si quieres que tu plan de formación sea exitoso.
Asegúrate de que realmente tienes un plan que dirigir
La mayoría de los planes de formación que no funcionan, o que se convierten en un quebradero de cabeza para recursos humanos, son los que no estaban bien definidos desde el principio.
Si no tienes claro lo que tu equipo necesita desde que empiezas a desarrollar un esquema formativo, surgirán problemas de logística, de presupuesto, conflictos con los trabajadores, con los directores… Cultiva la comunicación interna para tener todos los detalles antes de empezar.
Demuestra que tu proyecto vale la pena
No olvides que en la empresa todo pasa por la rentabilidad. Debes poder justificar la inversión en términos de resultados. Pregúntate si la formación que estás planteando tendrá un retorno de la inversión.
¿Organizando un curso de idiomas o una formación en lenguaje html ahorrarás en nuevas contrataciones con estas competencias, por ejemplo? Si es así el retorno es obvio, pero hay ocasiones en que el ROI no es tan evidente.
La formación puede ser una propuesta de salario emocional para tu plantilla: el ser humano es curioso por naturaleza, y si preguntas a tu equipo estamos seguros de que tendrán intereses por cubrir. ¡Un equipo satisfecho es un equipo que funciona! En estos casos, aunque la inversión no es tan obvia, poco a poco descubrirás que tiene resultados.
Identifica, mide y prevé los riesgos
El riesgo en que un proyecto no salga según lo esperado siempre va a estar ahí, por eso es importante que tengas planes B a punto para mitigarlo o evitarlo. Siempre puede caer la motivación, irse alguien del equipo en quien habías confiado para hacer formación interna, puedes equivocarte eligiendo un mal proveedor de formación (de esos que venden más que forman), etc.
Reunirte y compartir con otros agentes implicados te ayudará a visibilizar posibilidades que quizás tú no habrías contemplado. No se trata de obsesionarse con lo que puede ir mal, pero a veces vale la pena dedicar un poco de esfuerzo para prever situaciones críticas y anticipar soluciones.
Contempla siempre empresas que sean flexibles de cara a la cancelación de un curso de formación, por ejemplo, o pide muestras de calidad. Las opiniones de terceros o un simple análisis de la agenda formativa con los gestores de la empresa de formación pueden sacarte de dudas antes de contratar.
Comparte y colabora
Lo más importante al gestionar un proyecto es que no lo lleves todo en tu mochila, porque no podrás subir la pendiente en solitario. Vas a necesitar cooperación sí o sí.
Y este es uno de los puntos más frágiles. Para que la colaboración funcione es imprescindible compartir información abiertamente y gestionar desencuentros dando prioridad al éxito del proyecto por encima del orgullo o la desconfianza.
¿Cómo puedes hacerlo? Fácil: comunicación y más comunicación. Pregunta en tu equipo, nunca sabes quién puede haber hecho una búsqueda previa de escuelas o cursos de formación. Escribe a potenciales proveedores, no te van a cobrar por la información y tendrás un abanico más amplio de opciones.
Gestiona tus recursos: presupuesto y tiempo
En tu proyecto de formación vas a tener una fecha final y un presupuesto máximo. Esas son tus limitaciones. Tenlas en cuenta y conviértelas en fortalezas siendo consciente de que existen.
Uno de los principales errores es empezar a tomar decisiones cuando vemos que se acaba el tiempo o se acaba el dinero. De esta manera no estás decidiendo tú en función de tus objetivos, sino que la logística acaba decidiéndote por ti.
De nuevo, la planificación de cara a la formación se vuelve importantísima. No lo dejes todo para el último momento, y si es así, tal vez deja la formación para dentro de un tiempo, cuando la tengas mejor planeada.
Administra la comunicación con eficacia
Uno de los retos al arrancar el proyecto es monitorear que todo se desarrolla según lo previsto. Ir averiguando en qué punto está todo o reuniéndote continuamente con diferentes personas para hacer el seguimiento puede ser un despilfarro de energía.
Establece puentes de comunicación desde el inicio. Si se trata de un proveedor externo, asegúrate de que te facilitan formas de comunicación rápidas y automatizadas que te permitan estar al día de todo en el mínimo tiempo posible. Si la formación es interna elige a alguien del equipo para que lleve a cabo un seguimiento a lo largo del proceso formativo.
No te olvides de que trabajas con personas
Un plan de formación trata de gestionar personas, algo más complicado que gestionar stocks o partidas presupuestarias. La implementación de tu proyecto implica tocar fibras sensibles: relaciones, miedos, estrés, frustración, malentendidos…
Debes prepararte para ese tipo de situaciones, que consumirán parte de tu tiempo. Alguien puede perder la motivación por causas personales, o decidir terminar la relación laboral con la empresa. No tengas miedo a que estas situaciones se den: son normales y hay que aprender a sobrellevarlas.
Acaba con un informe final
El plan de formación no termina cuando acaba el plan, acaba cuando medimos su impacto, observamos su desarrollo y lo comunicamos a los responsables. Este paso es uno de los más olvidados, porque en muchas ocasiones no dejamos tiempo para hacer este tipo de reflexiones y análisis.
Sin embargo, este punto es de los más necesarios ya que asegura que el próximo plan será mejor gestionado. Aprenderás de los errores, y podrás fijarte en los resultados para el siguiente plan de empresa anual.
Tus colaboradores y proveedores pueden ayudarte a completar este paso facilitándote información y registros de la actividad que han realizado. Es más, una buena escuela de formación lo tendrá en cuenta y los incluirá dentro del programa que te proponga.
Planificación, comunicación y seguimiento: claves para un plan de formación efectivo
Los ocho pasos que os hemos dado se pueden resumir, a grandes rasgos, en estos tres. Tomando tiempo para analizar qué quieres conseguir, cómo lo vas a conseguir y si finalmente lo consigues tu formación será más efectiva.
Además de esto, asegúrate de estar en contacto con todos los agentes que participan en la formación durante todo el período formativo. Saber qué siente cada cuál y cómo se van desarrollando las cosas es estrictamente necesario para conseguir el fin principal: que tu equipo aprenda y desarrolle mejor y con más motivación su trabajo.
